Стъпка 1. Запознайте се разпоредбите и законите
Първата стъпка в осигуряването на съответствие е разбирането на съответните разпоредби и закони, които вашата компания трябва да спазва. Това ще варира в зависимост от функцията на вашата компания, средата на работното място и дори местоположението. Например лаборатория в САЩ с опасни химикали, производствено съоръжение в една държава от ЕС с тежки машини и технически офис в друга държава от ЕС ще имат различни разпоредби за съответствие, които трябва да следват. Ще искате да сте в крак с промените в тези разпоредби и закони.
Стъпка 2: Документирайте правилата, които вашите служители трябва да следват
След като имате солидно разбиране какви специфични изисквания за съответствие трябва да следват вашата компания и вашите хора, уверете се, че сте ги документирали ясно, за да могат другите да ги разберат. Много по-лесно е да запомните и да действате според правилата, ако имате място, където можете да ги намерите. Помислете: наръчник за служителите, центрове за вътрешни ресурси или пакети за добре дошли при новонаемане. Трябва да накарате вашите служители да се подпишат, след като прочетат материалите. По този начин можете да сте сигурни, че са отделили време да ги разберат.
Стъпка 3. Инвестирайте в обучение на служителите
Проучихте ли вашите политики? Проверете. След това документирахте ли ги в наръчник? Проверете. Сега е време за тренировка. Обучението ще помогне за укрепване на политиките и процедурите на тези компании. Обучителните сесии трябва да обхващат:
- Политики за безопасност и здраве, като здравна атестация за служители и посетители
- Как да докладвате за опасности, наранявания, заболявания
- Обучение за реагиране при извънредни ситуации
- С кого да се свържете в случай на нарушения на съответствието
Редовното обучение на служители гарантира, че те са запознати с политиките и процедурите за съответствие. Освен това помага на служителите и лидерите да бъдат в крак с всички промени.
- Стъпка 4. Използвайте технологията на работното място
- Не може да разчитате само на умствена сила, за да поддържате съответствие на работното място. Технологията на работното място може да ви помогне в това начинание. Например, голяма част от правилата за съответствие на компанията включва управление на това кой влиза и излиза от работното място ежедневно. Технологията за управление на посетителите ще ви помогне да поддържате съответствие с всички правила, свързани с външни гости. Вашата технология за управление на посетителите може да ви помогне:
- Сигурно събиране на данни: Спазвйте законите за поверителност на данните, като съхранявате личната информация на вашия посетител на централизирано, сигурно място
- Прилагане на NDA: Ако има чувствителна информация, с която вашите посетители може да взаимодействат, можете да ги накарате да подпишат споразумение за неразкриване на информация (NDA) и да го съхраните във вашите записи.
- Съхранявайте данни за бъдещи одити: Със система за управление на посетителите можете да съхранявате подробни отчети за това кой влиза и излиза от вашия офис. Ще можете да използвате тази информация по-късно за одити.
Стъпка 5. Одит.
Одитите със сигурност звучат като страшно изпитание, но всъщност са само проверки за безопасност, за да се уверите, че вашата компания е в съответствие с правилата за съответствие. Вътрешният одит е шанс да погледнете навътре в процесите и програмите във вашата компания, за да видите как се справяте. Мислете за одит по начина, по който бихте помислили за стартиране на диагностична програма на вашия компютър. Ще можете да хванете всичко, което може да се наложи да поправите. Затова провеждайте редовни одити, за да откриете уязвимостите, преди да се сблъскате с одит от външна агенция, който се превръща в големи глоби. Ако се нуждаете от допълнителна помощ, за да разберете как да извършите одит, ние сме ви покрили с този лесен и изчерпателен контролен списък за одит: https://envoy.com/checklist/your-internal-compliance-audit-checklist
