Conformitatea este o garanție importantă pentru companii. Gândiți-vă la conformitate ca la taxe. Poate că nu este activitatea preferată a tuturor, este mai mult o necesitate decât o plăcere. Asigurarea faptului că locul de muncă respectă toate legile și reglementările aplicabile nu este importantă doar pentru evitarea problemelor legale, ci contribuie și la crearea unei culturi a integrității și a comportamentului etic. Și, deși conformitatea nu este subiectul preferat al tuturor, este o garanție esențială pentru companii. În imaginea de mai jos, am analizat conformitatea la locul de muncă. Vă vom oferi un punct de plecare în cinci pași pentru a asigura conformitatea la locul dvs. de muncă. În ceea ce privește îndeplinirea conformității la locul de muncă, avem 5 pași pe care îi puteți urma: Pentru a obține conformitatea la locul de muncă, puteți urma acești cinci pași:
Pasul 1. Cunoașteți reglementările și legile Primul pas în asigurarea conformității este înțelegerea reglementărilor și legile relevante pe care compania dvs. trebuie să le respecte. Acest lucru va varia în funcție de funcția companiei dvs., de mediul la locul de muncă și chiar de locație. De exemplu, un laborator din SUA cu substanțe chimice periculoase, o unitate de producție dintr-o țară din UE cu mașini grele și un birou tehnic dintr-o altă țară din UE vor avea de urmat diferite reglementări de conformitate. Veți dori să fiți la curent cu modificările acestor reglementări și legi.
Pasul 2: Documentați regulile pe care trebuie să le respecte angajații dvs Odată ce înțelegeți bine ce cerințe specifice de conformitate trebuie să respecte compania dvs. și oamenii dvs., asigurați-vă că le documentați clar, astfel încât ceilalți să le poată înțelege. Este mult mai ușor să îți amintești și să acționezi conform regulilor dacă ai un loc unde le poți găsi. Gândiți-vă: un manual pentru angajați, centre de resurse interne sau pachete de bun venit pentru angajați noi. Ar trebui să-i cereți angajaților să semneze după ce au citit materialele. În acest fel, poți fi sigur că și-au luat timp să le înțeleagă.
Pasul 3. Investește în formarea angajaților Ți-ai cercetat politicile? Verifică. Le-ai documentat apoi într-un manual? Verifică. Acum este timpul pentru antrenament. Instruirea va contribui la consolidarea politicilor și procedurilor acestor companii. Sesiunile de formare ar trebui să acopere: Politici de securitate și sănătate, cum ar fi certificarea de sănătate pentru angajați și vizitatori Cum să raportezi pericole, răni, boli Instruire de răspuns în situații de urgență Pe cine să contactați în cazul încălcării conformității Instruirea regulată a angajaților asigură că aceștia sunt familiarizați cu politicile și procedurile de conformitate. De asemenea, ajută angajații și liderii să rămână la curent cu toate schimbările.
Pasul 4. Utilizați tehnologia la locul de muncă Nu te poți baza doar pe puterea mentală pentru a menține conformitatea la locul de muncă. Tehnologia la locul de muncă vă poate ajuta în acest demers. De exemplu, o mare parte a politicilor de conformitate ale unei companii implică gestionarea zilnică a cine intră și iese de la locul de muncă. Tehnologia de gestionare a vizitatorilor vă va ajuta să respectați toate politicile legate de oaspeții externi. Tehnologia dvs. de gestionare a vizitatorilor vă poate ajuta:
Pasul 5. Audit. Auditurile sună cu siguranță ca o încercare descurajantă, dar sunt de fapt doar verificări de siguranță pentru a vă asigura că compania dumneavoastră respectă reglementările de conformitate. Un audit intern este o șansă de a privi în interiorul proceselor și programelor din cadrul companiei dvs. pentru a vedea cum vă descurcați. Gândiți-vă la un audit așa cum v-ați gândi la rularea unui program de diagnosticare pe computer. Veți putea prinde orice ați putea avea nevoie să remediați. Așadar, efectuați audituri regulate pentru a descoperi vulnerabilități înainte de a vă confrunta cu un audit de la o agenție externă care se traduce în amenzi mari. Dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar pentru a înțelege cum să efectuați un audit, vă oferim această listă de verificare simplă și cuprinzătoare:https://envoy.com/checklist/your-internal-compliance-audit-checklist
