Compliance ist ein unverzichtbarer Schutz für Unternehmen. Stellen Sie sich Compliance wie die Steuererklärung vor. Vielleicht nicht jedermanns Lieblingsbeschäftigung, aber sie ist ein Muss und kein nettes Extra. Die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften am Arbeitsplatz ist nicht nur wichtig, um rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern trägt auch zu einer Kultur der Integrität und ethischen Verhaltens bei. Compliance ist zwar nicht jedermanns Lieblingsthema, aber für Unternehmen ein unverzichtbarer Schutz. In diesem Blogbeitrag analysieren wir die Compliance am Arbeitsplatz und machen Sie mit ihr vertraut. Wir geben Ihnen fünf Schritte, um Compliance an Ihrem Arbeitsplatz sicherzustellen.
Um die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz zu erreichen, können Sie folgende fünf Schritte befolgen:
Schritt 1. Kennen Sie die Vorschriften und Gesetze
Der erste Schritt zur Gewährleistung der Compliance besteht darin, die relevanten Vorschriften und Gesetze zu verstehen, die Ihr Unternehmen einhalten muss. Diese variieren je nach Funktion, Arbeitsumgebung und sogar Standort Ihres Unternehmens. Beispielsweise unterliegen ein Labor in den USA mit gefährlichen Chemikalien, eine Produktionsstätte in einem EU-Land mit Schwermaschinen und ein Technologiebüro in einem anderen EU-Land unterschiedlichen Compliance-Vorschriften. Sie sollten sich über Änderungen dieser Vorschriften und Gesetze auf dem Laufenden halten.
Schritt 2: Dokumentieren Sie die Regeln, die Ihre Mitarbeiter befolgen müssen
Sobald Sie die spezifischen Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter_innen genau kennen, stellen Sie sicher, dass diese klar und verständlich dokumentiert sind. Es ist viel einfacher, sich die Regeln zu merken und danach zu handeln, wenn Sie sie an einem Ort finden, an dem sie leicht zu finden sind. Beispiele hierfür sind Mitarbeiterhandbücher, interne Ressourcenzentren oder Willkommenspakete für neue Mitarbeiter. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Unterlagen nach der Lektüre unterschreiben. So stellen Sie sicher, dass sie sich die Zeit genommen haben, sie zu verstehen.
Schritt 3. Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter_innen
Haben Sie Ihre Richtlinien recherchiert? Geprüft. Haben Sie sie in einem Handbuch dokumentiert? Geprüft. Jetzt ist es Zeit für Schulungen. Schulungen tragen dazu bei, die Richtlinien und Verfahren dieser Unternehmen zu stärken. Die Schulungen sollten Folgendes abdecken:
- Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinien, wie Gesundheitszeugnisse für Mitarbeiter und Besucher
- So melden Sie Gefahren, Verletzungen und Krankheiten
- Notfalltraining
- Ansprechpartner_innen bei Compliance-Verstößen
Schulungen sind keine einmalige Maßnahme. Sie sollten fortlaufend sein. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen stellen sicher, dass sie mit den Compliance-Richtlinien und -Verfahren vertraut sind. Außerdem helfen sie Mitarbeitern und Führungskräften, über alle Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben.
Schritt 4. Nutzen Sie die Arbeitsplatztechnologie
Um die Compliance am Arbeitsplatz sicherzustellen, reicht es nicht aus, sich nur auf die Intelligenz zu verlassen. Arbeitsplatztechnologie kann Ihnen diese Last abnehmen. Ein wichtiger Teil der Compliance-Regeln eines Unternehmens umfasst beispielsweise die Verwaltung des täglichen Zutritts zum Arbeitsplatz. Besuchermanagement-Technologie unterstützt Sie dabei, alle Regeln für externe Gäste einzuhalten. Ihre Besuchermanagement-Technologie kann Ihnen helfen:
- Sichere Datenerfassung: Halten Sie die Datenschutzgesetze ein, indem Sie die persönlichen Daten Ihrer Besucher an einem zentralen, sicheren Ort speichern.
- Setzen Sie Geheimhaltungsvereinbarungen durch: Wenn Ihre Besucher möglicherweise mit vertraulichen Informationen in Berührung kommen, können Sie sie eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnen lassen und diese in Ihren Unterlagen speichern.
- Daten für zukünftige Audits speichern: Mit einem Besuchermanagementsystem können Sie detaillierte Berichte darüber speichern, wer Ihr Büro betritt und verlässt. Diese Informationen können Sie später für Audits nutzen.
Schritt 5. Prüfung.
Audits klingen zwar beängstigend, sind aber eigentlich nur Sicherheitschecks, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Compliance-Regeln einhält. Ein internes Audit bietet Ihnen die Möglichkeit, die Prozesse und Programme Ihres Unternehmens zu analysieren und zu beurteilen, wie es um Ihre Leistung steht. Stellen Sie sich ein Audit wie ein Diagnoseprogramm auf Ihrem Computer vor. Sie werden alles entdecken, was Sie möglicherweise beheben müssen. Führen Sie daher regelmäßig Audits durch, um Schwachstellen zu erkennen, bevor Sie von einer externen Agentur geprüft werden und hohe Geldstrafen zahlen müssen. Wenn Sie weitere Hilfe bei der Durchführung eines Audits benötigen, finden Sie in dieser einfachen und umfassenden Audit-Checkliste alles, was Sie brauchen: https://envoy.com/checklist/your-internal-compliance-audit-checklist
